Fatturazione Elettronica – FAQ

La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso i consumatori entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019.

Molte sono le domande e i dubbi di imprese e partite IVA. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano che oggi in Europa è pioniere in questo campo.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati(aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali.

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

Dal 1°gennaio 2019 tutti noi avremo a che fare con le tanto temute fatture elettroniche o “e-fatture”, come le chiamano gli addetti ai lavori.

Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.

Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.

Non prendere paura. Non dovrai imparare a scrivere in codice!

Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati.
Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail, piccione viaggiatore, ecc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email andavano stampate).

Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

1. La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
2. Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
3. Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (tra poco capiremo con quali “sottili”differenze).
4. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Questa è senz’altro la domanda più gettonata di questi mesi da parte di imprenditori, professionisti, impiegati amministrativi…

Per non farti impazzire fornendoti tutti i dettagli tecnici, che non farebbero altro che confonderti, cerchiamo di chiarire velocemente le cose fondamentali che non puoi ignorare riguardo a:

1. Compilazione della fattura elettronica
2. Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
3. Ricezione e registrazione della fattura
4. Conservazione della fattura elettronica

Come funziona la fatturazione elettronica nei riguardi dei clienti privati ?

Se il cliente richiede fattura, anziché scontrino o ricevuta, essa dovrà essere emessa con codice destinatario 0000000 e trasmessa in formato elettronico come si fa con i possessori di p.iva (il documento verrà depositato nel cassetto fiscale disponibile sul sito AE del cliente), in aggiunta andrà consegnata al soggetto una copia cartacea o elettronica (es. pdf) del documento a meno che non vi rinunci.

I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici.

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale (nel caso non ne avessi già uno. o quello in tuo possesso non ne avesse le funzionalità, Tecnosistemi srl ha diverse soluzioni da proporti che possono fare al caso tuo).

La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.

La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)

Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:

• gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
• i consumatori: al momento vige ancora un alone di mistero su come verranno identificati e dove verrà consegnata la fattura elettronica dal SdI (l’ipotesi più accreditata è che siano identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale).
  L’unica certezza è che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura;
• per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
  • PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
  • Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.

Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.

La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione (nel caso non ne avessi già uno. o quello in tuo possesso non ne avesse le funzionalità, Tecnosistemi srl ha diverse soluzioni da proporti che possono fare al caso tuo) semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:

• Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
• Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
• Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.

Il SdI può essere considerato come  una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).

La legge impone l'archiviazione del documento informatico dopo aver emesso la fattura elettronica. La conservazione deve essere svolta da un'ente d'intermediazione certificato, attraverso procedure che garantiscano l'autenticità e l'affidabilità di: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data. L’elenco dei conservatori è presente ne sito dell’AGID www.agid.gov.it

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:

• eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
• eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
• abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.

Anche in questo caso un gestionale,  è la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva  (nel caso non ne avessi già uno. o quello in tuo possesso non ne avesse le funzionalità, Tecnosistemi srl ha diverse soluzioni da proporti che possono fare al caso tuo).

La fatturazione elettronica dal 1°gennaio 2019 sarà obbligatoria per moltissime imprese e partite IVA, ma tecnicamente non per tutti!

Per fare chiarezza sui soggetti obbligati alla fatturazione elettronica dobbiamo fare un passo indietro e chiarire un paio di punti che ti aiuteranno ad avere un quadro chiaro della situazione.

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali):

• residenti;
• stabiliti;
• identificati nel territorio dello Stato.

Ma, in realtà l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni specifici casi.

I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:

• coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
• coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
• le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Le fatture elettroniche emesse verso consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate e a richiesta una copia della fattura in formato analogico.

ATTENZIONE però! In realtà, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che ad esempio i soggetti che applicano il regime forfettario dovranno in realtà attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche.

Inoltre, ci si aspetta che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C visto che presto diventerà uno standard.

Ogni azienda collegandosi al sito AE può creare il proprio QRCode (biglietto da visita eletronico), un codice da stampare o salvare sul proprio smartphone, che può essere mostrato al proprio fornitore per l’acquisizione automatica dei dati anagrafici da riportare in fattura, la lettura di questi codici è possibile attraverso lettori a codici a barre 2D.

Il codice a 7 caratteri serve solo per la ricezione delle fatture passive esso è rilasciato ai soggetti con partita iva dal canale di trasmissione che ha deciso di utilizzare per la ricezione delle fatture, tale codice va comunicato a tutti i propri fornitori. Chi invece decide di ricevere le fatture tramite pec non avrà tale codice (o meglio il proprio codice sarà 0000000) e pertanto ai fornitori basterà comunicare la propria email pec.

L’SdI esegue dei controlli sulla forma della fattura; nel caso vengano rilevati errori, entro 5 giorni, viene recapitata all’azienda una ricevuta di scarto del file sul medesimo canale con cui è stata inviata la fattura, L’azienda avrà 5 giorni per correggere i dati errati ed effettuare l’invio. Nel caso invece i dati di forma siano corretti ma ci siano dati errati nel corpo della fattura ad esempio un prezzo o una quantità, essendo questo errore rilevabile solo dal destinatario la fattura per l’SdI risulterà corretta e pertanto recapitata al fornitore, la correzione delle inesattezze potrà essere effettuata solo attraverso nota di credito.

E' stato revocato l'obbligo di trasmissione della fattura elettronica entro le ore 24 dalla data di effettuazione dell’operazione, ecco le scadenze aggiornate: